Med persondatakategorier grupperar man fält (gruppen kallas datamängd) som på ett eller annat sätt hör ihop. T.ex. kan man skapa en kategori som heter ”Kontaktuppgifter”. Här kan man gruppera fält som Mail-adress, privat-mailadress, Skype-adress, telefonnummer och mobilnummer.
Dessa är insamlade på liknande sätt, har samma handlingsplan för hur GDPR-handläggaren skall agera på olika begäran från slutanvändare m.m. Persondatakategorier används för att definiera:
•Insamlings metod data – Välj på vilket sätt data i kategorin har kommit in i systemet. Om man behöver komplettera med fler metoder görs det här.
•Syfte för databehandling - Definiera syftet varför data i denna kategori lagras. I fallet ”Kontaktuppgifter” skulle det kunna vara ”Så länge vi har förehavanden med användaren måste det finnas sätt kunna komma i kontakt med denna”.
•Rättslig grund för databehandling – Vid behov, peka specifikt på de delar av förordningen som stöder ert behov att lagra persondata på det sätt ni gör.
•Platser för datalagring
•Tids intervall för databehandling – Här kan man definiera regler, t.ex. för hur data skall raderas. T.ex. för en anställds persondata:
o Tidpunkt för dataregistrering: ”I samband med den anställdes första arbetsdag”
o Tidpunkt för radering eller anonymisering: ”Den anställdes personuppgifter skall raderas 10 år efter den anställdes anställning upphört.”
•Persondata används för automatiserad beslutfattande – Data i kategorin används i en process som på något sätt ett automatiskt resultat. Se GDPR artikel 22.
o Anledning för nyttjande av automatiskt beslutfattande – Om ovanstående är markerad måste man enligt GDPR också specificera en anledning till att det utförs.
En persondatakategoris innehåll, både vad gäller texter, tidsplaner och datamängd och hjälptexter matas helt och hållet in av er själva.
Notera att allt som matas in i persondatakategorin visas för slutanvändare i Persondatarapporten.
Eventuell hjälptext som visas om man klickar på de små frågetecken-ikonerna på XX-sidan läggar man själv till här: AP > Systeminställningar > Administrera GDPR > Allmänna GDPR-inställning > Handläggarportal > Kategorier Persondata.