När man som handläggare hanterar ärenden i NSP skickas information till anmälaren via e-post, sk notifikationer när någon viktig förändring har skett. Det kan t ex vara att ärendet har en ny kommentar, status har ändrats, ärendet har fått en lösning, ärendet har stängts, etc. Dessa meddelanden skickas automatiskt och handläggaren behöver inte göra något för att det skall ske. Vilka notifikationer som skall skickas är en inställning i NSP, därför kan de skilja sig mellan olika system.
Ett inkommande e-postmeddelande till NSP som rör ett redan befintligt ärende (t ex ett svarsmeddelande på en notifikation) har en funktion för att hitta rätt ärende och skicka meddelandet till detta. Meddelandet läggs till som en kommentar på ärendet.
För utgående meddelanden, som skickas från ett ärende i NSP, lägger systemet in en identifieringstext i e-postmeddelandets rubrik som skapas med ett definierat prefix (Prefix för ärendeidentifiering) och ärendets id. Identifieringstexten kan t ex se ut så här: ”REFID REQ0000456”. När anmälaren/mottagaren svarar på ett sådant meddelande kommer det att innehålla all information som behövs för att NSP skall kunna identifiera rätt ärende utan att några andra manuella inmatningar behövs.