Det första steget att införliva ekonomifunktioner i NSP omfattar möjligheten att skapa fakturor för arbete via arbetsloggar eller per ärende, samt fakturering av serviceobjekt.
Faktureringsfunktionen är per default avstängd när man installerar systemet eller uppgraderar från en tidigare version. Vill man använda den aktiveras den genom följande skript. Enterpriselicens krävs:
exec app.spSetGlobalSetting @key ='IsInvoicingEnabled' , @value = 'True'
För att kunna använda faktureringsfunktionen måste man sätta upp en inställningsstruktur enligt följande bild.
Notera! Har man i tidigare versioner använt Arbetsloggar och har existerande inställningar med timkostnader vänligen läs noggrant igenom avsnitt Fakturering och arbetsloggar– migrationsinformation.
Arbetskostnad (Priser) länks till debiteringsflödet via en Debiteringsplan. För Arbetskostnad gäller:
•Används för att debitera ett arbete på ett ärende antingen via ett fast pris per ärende eller per timme via arbetsloggar.
•Arbetskostnadstyper definierar olika typer av Arbetskostnader används. Till exempel är vanligen timkostnaden för kontorstid lägre än tid som görs under jourtid.
I Debiteringsplanen definierar man betalningsupplägget för arbete och serviceobjekt. Uppsättningen ser olika ut beroende på om man nyttjar faktureringsfunktionen eller ej:
•Koppla arbetskostnader till användare
•Definierar hur fakturor skall skapas; hur och när debiteringen skall göras. Detta är endast tillgängligt om faktureringsfunktionen är aktiverad.
•Vilka priser (kostnader) som skall debiteras
•Om undantag skall göras för de allmänna priserna definierar man det i Debiteringsregler.
•Det går också i Debiteringsplanen bestämma om en allmän rabatt skall ges till de allmänna priserna.
I Kundkonto läggs all information om köparna.
•Skapa en lista med slutanvändare och agenter som är kundkontots Medlemmar
•Koppla en Debiteringsplan
•Om man inte vill använda fakturering men fortfarande ha bestämda Arbetskostnader för användare måste man skapa ett Kundkonto med dessa användare och arbetskostnader.
Genom att använda en uppsättning villkor I Debiteringsreglerna (undantag), kan man specificera under vilka förutsättningar systemet skall använda speciell prissättning. T.ex. vill man använda speciella Arbetskostnader för Agenter i en viss grupp.
Faktureringsfunktionen inkluderar möjlighet att definiera fakturans innehåll med hjälp av Fakturainställningar.
Valutakurser:
•När man skapar inställningar för fakturering används systemets standardvaluta överallt.
•Sedan finns möjlighet att definiera valutor som används för att omvandla sluttotalen på fakturorna.
•Valutakurserna matas in manuellt.
•Om annan valuta än standardvalutan skall användas, sätts den på Kundkontot.
Arbetsloggarnas har förändrats enligt följande enkla sammanställning. En mer utförlig beskrivning finns i avsnitt Fakturering och arbetsloggar– migrationsinformation. Har man använt arbetsloggar i tidigare version måste man läsa detta avsnitt noga:
•Debitering sker inte längre via Timkostnad utan Arbetskostnad och dessa ligger under sektionen för Finansiell Hantering.
•Timkostnad för varje användare används, som sagt, inte längre utan Arbetskostnaden definieras per Debiteringsplan. Om en användare skall ha separat kostnad sätter man upp detta med hjälp av Debiteringsregler
•För användare som inte tillhör något kundkonto matar man in Arbetskostnaden manuellt när arbetsloggen skapas
•Om man vill använda Arbetsloggar med fördefinierade kostnader för en användare måste man sätta upp en debiteringsstruktur. Läs mer i Fakturering och arbetsloggar– migrationsinformation
•Man kan skapa en lista med fördefinierade Tilläggskostnader som kan ställas in ”per enhet”. Till exempel ”Skattefri körersättning 18:50 kr per mil” och i Arbetsloggen definierar man sen hur många mil.