När användaren väljer att lägga till eller editera entitetsfaser, visas formulär enligt bilden nedan.
I formuläret finns möjlighet att lägga till, editera, aktivera eller radera faser för en entitet. Faserna kan vara Ny, Öppen, Löst, Stängd o.s.v. Man definierar databasnamnet, skärmnamnet för olika språk samt de färgkoder som skall visas i vyer när entiteterna befinner sig i olika faser. Databasnamnet kan inte ändras och om man skapar egna statusar får databasnamnet på dessa prefixet ”SysUsrDefEntitetsnamn_”
Systemet levereras med en uppsättning standardfaser för som är nödvändiga för att ärendehanteringen och SLA/OLA skall fungera.
Editera entitetsfaser
Dessutom definierar man vilka statusbyten som är tillåtna samt om de olika stegen har speciella egenskaper:
•Tillåt steg – definierar vilka faser man kan välja att spara entiteten i om befinner den sig i en viss fas. När man sparar entiteten med status i det aktuella steget kan man bara se status som definieras i de tillåtna stegen när entiteten öppnas nästa gång.
Med inställningar enligt bilden ovan: Om ett ärende har statusen Vilande kan man nästa gång man sparar ärendet, låta det vara fortsatt Vilande eller ändra till faserna Öppet (Status Tilldelat & Pågående) eller Löst (Status Löst).
•Vilande – Att markera en fas med egenskapen Vilande ger flera konsekvenser:
o SLA/OLA-notifikationer skickas inte ut för entiteten.
o Planerad tid för nästa Delmål skjuts fram.
o Delmålstiderna visas inte i vyerna utan istället står ”Vilande”
•Stängda – Entiteter sparas i statusar som hör till fas med denna egenskap…
o Flyttas från ”Pågåendevyer”
o SLA/OLA beräkningar upphör.
o Om ingen Status är definierat under Tillåt steg kommer denna fas fungera som att entiteten låses. Entiteten kommer att vara låst och kommer inte att tillåtas att editeras vidare. Användaren kan inte heller lägga till kommentarer. Om e-post skickas med hänvisning till entiteten i det tillståndet ska en ny entitet registreras. Entitet kan heller inte editeras i webbportalen.
o Om det finns tillåtna steg kommer entiteten att öppnas igen när en uppdatering görs eller kommentar läggs till. Notera att om det finns flera steg, kommer entiteten öppnas igen med den Status som definierades först i fältet Tillåt steg.
En fas kan antingen vara markerad med egenskapen Vilande eller Stängd
Man definierar default status genom att klicka på 
. Status för default steg kan visas
som standard i Spara-knapp i entitetsformuläret på
ett nytt ärende. Till exempel (med inställningarna enligt bilden), om Fasen
Nytt är satt som default för ett Ärende kommer
statusen Registrerad att visas som default status
i ärendeformuläret.
Spara de ändringar som gjorts för den valda för entitetstypen. Man kan också klicka på knappen Spara och stäng för att spara ändringarna och gå tillbaka till entitetseditorn.