För att systemet skall veta i vilka fält som persondata lagras måste man som administratör gå in och markera detta på varje entitet som används. Detta gör man i AP > Systeminställningar > Administrera GDPR > Persondatafält. Navigera till den entitet där du vill sätta persondatafält. För Ärenden och konto (Basperson) räcker det att sätta det på ”strukturell nivå”, för produkter och tjänster måste det göras på varje separat objekt.
Markera Entiteten/Objektet i panelen till vänster, i mittenpanelen markerar man fältet av intresse. Inställningarna gör man längst till höger:
•Sätt som persondatafält – Gör att innehållet hantera enligt GDPR med allt vad det innebär
•Markera som personidentifierare – Förkortas PID. Ett fält, eventuellt i kombination med andra, definierar personen specifikt. T.ex. är behöver inte en adress vara personspecifikt om man bor i flerbostadshus, men i kombination med lägenhetsnummer är det tillräckligt specifikt för att räknas som PID.
•Sekretessnivå för persondata – Obligatoriskt för de fält
som är satta som persondatafält. Används för att ge vägledning till
GDPR-handläggarens hantering av persondata.
Det finns inga nivåer som
standard i systemet, dessa måste definieras före persondatafält kan sättas.
Exempel: Personnummer är ett fält som är att betrakta som varandes av hög sekretessnivå. Förnamn är det inte.
Notera! Om man markerar persondatafält på Basperson bör man se till att dessa fält görs tillgängliga på det slutanvändarformulär som används på er sajt. Detta för att persondata på användarkontona skall uppfylla GDPRs paragrafer gällande datarättning.
Gå in på AP > Systeminställningen > Administrera Entiteter > Entitetseditor > Systementitetsgrupp > Person > Editera formulär > Användartyp: Slutanvändare och välj att editera det formulär som är satt som Standard. Om det inte skulle synas något formulär här välj att filtrera på Användarspecifikt.