Lägg till/Editera godkännandeprocess

För att skapa en ny godkännandeprocess klickar man på Lägg till process ovanför listan. För att skapa en process går man igenom två steg:

Steg 1 – Egenskaper

Godkännandeprocess - Egenskaper

 

1.  Namn: Godkännandeprocessens namn. Obligatoriskt fält.

2.  Entitetstyp: Välj typ från urvalslista (i nuvarande version finns endast Serviceobjekt att välja). Obligatoriskt fält.

3.  Beskrivning: Skriv en text som gör det lätt att hitta processen i listan.

4.  Aktiv: Markera kryssrutan om processen skall vara aktiv.

5.  Godkännandeprocess: Välj en av typerna:

•  Automatiskt godkännande betyder att ordern inte behöver godkännas. Om man väljer denna typ används inte resten av innehållet i formuläret och man kan nu gå direkt till det andra steget, E-postmallar.

•  Regler för godkännande betyder att ordern skall godkännas av person/grupp som det specificeras i villkorsbyggaren (7).

6.  Tvingande godkännandeordning: Denna kryssruta visas endast om man valt Regler för godkännande. Markera denna ruta om godkännandet måste göras i den ordning som det definieras i  villkorsbyggaren (7). Om den inte markeras kan de olika stegen i godkännandet göras i valfri ordning.

7.  Villkorsbyggare: Visas endast om man valt Regler för godkännande. Här definierar man vem/vilka som skall ha behörighet att godkänna/avslå ordern. Man kan välja att referera till  Användare, Grupp, Organisation eller Slutanvändarreferens. När man väljer Slutanvändarreferens kan man sedan välja bland alla personfält som är definierade för Slutanvändare, t ex AD Manager.

 

Villkoret byggs upp av en logisk, hierarkisk struktur av villkor och undervillkor. De olika villkoren länkas med operatorer Alla (OCH-villkor) eller Något (ELLER-villkor). Man väljer Alla för att kräva att alla länkade villkor skall vara uppfyllda och Något om det är tillräckligt att endast ett enskilt villkor är uppfyllt. Ordern blir godkänd endast om resultatet av det totala villkoret är sant.

Från början visas endast en tom villkorsrad, knapparna Lägg till undervillkor, Lägg till villkorsgrupp och Radera samt operatorerna Alla/Något.

 

Steg 2 – E-postmallar

E-postmall för automatiskt godkännande

I detta steg konfigurerar man innehåll i de e-postmeddelanden som skickas under en orders godkännandeprocess.

1.  E-postmall aktiverad: Aktivera i denna kryssruta om e-postmeddelande skall skickas när en order skapas.

2.  Ämne: E-postmeddelandets titel.

3.  Brödtext: I textrutan definierar man innehållet i e-postmeddelandet i html-format. Använd taggar (4) för att hämta data från det aktuella serviceobjektet.

4.  Taggar: Består av en lista med egenskaper som refererar till det aktuella serviceobjektet. Dubbelklicka på taggen för att lägga till den i mallen tillsammans med annan text. Taggen kommer att ersättas med data från serviceobjektet när meddelande skickas.

5.  Lägg till för annat språk: Välj ett språk i listan för att skapa en mall för detta språk. Skapa Ämne och Brödtext för respektive språk, repetera för alla språk som används. Användare får alltid e-postmeddelandet på det språk som denne för tillfället har inställt.

Om man valt Regler för godkännande i det första steget, så är detta steg uppdelat i fyra flikar för att konfigurera meddelande för e-postnotifikationer som skickas till – när:

•  Slutanvändare - Väntar på godkännande.

•  Slutanvändare - Godkänt.

•  Slutanvändare - Ej godkänt.

•  Handläggare - Väntar på godkännande.