Terminologi
Avtalshantering är en process som gör att man på systematiskt och effektivt sätt skapa, hantera och underhålla avtal, för att uppnå maximal operativ och ekonomisk prestanda och minimera risker.
Avtalshantering är en funktion i NSP som handhar registrering, översikt, underhåll och kontroll över avtal som hanteras i organisationen.
Avtal är en registrerad överenskommelse mellan användare av NSP-applikationen och någon tredje part (Leverantör).
Avtalstyper beskriver de olika typer av avtal som kan finnas. Standardavtalstyper i NSP är:
•Mjukvarulicens: Avtal som täcker licens av inköpt mjukvara.
•Abonnemang: Täcker alla typer av abonnemang och prenumerationer.
•Leasing: Leasingavtal.
•Underhåll: Underhållsavtal.
Utöver dessa standardtyper kan man skapa egna avtalstyper.
Leverantör är motparten i avtalet som tillhandahåller den tjänst eller service som avtalet täcker.
Status är en beskrivning av avtalets nuvarande fas/tillstånd:
•Utkast: Avtalet håller på att tas fram och är ännu inte klart för att godkännas.
•Väntar på godkännande: Avtalet är klart och väntar på att bli godkänt.
•Godkänt: Avtalet är godkänt men har ännu inte börjat gälla/är ännu inte aktivt.
•Aktivt: Ett gällande avtal.
•Utgått: Giltighetstiden för avtalet har passerats och avtalet är ej längre gällande.
•Avslutat: Avtalet har sagts upp (eller avslutats av annan orsak) och är ej längre gällande.
•Aktivt (Förlängt): Avtalet är aktivt, förlängt att gälla en ny period.
Statushanteringen kan anpassas i funktionen för Livscykel i NSP.
Startdatum är det datum då ett avtal blir gällande, och får status Aktivt.
Slutdatum är det datum då avtalet slutar gälla, och får status Utgått. Man behöver inte ange slutdatum för ett avtal, då gäller det tills det sägs upp och avslutas. Om Automatisk förlängning är aktiverat för avtalet, kommer slutdatum automatiskt att flyttas fram en förlängningsperiod och avtalet får status Aktivt (Förlängt).
Avtalsägare är den NSP-användare som lägger in och registrerar avtalet i NSP. När det är klart sätter ägaren avtalet till status Väntar på godkännande.
Avtal godkänns av är den NSP-användare som har befogenhet att godkänna avtalet.
Avtalets Livscykel är:
Avtalsägaren lägger in avtalet i NSP och arbetar med avtalet medan det är status Utkast. När all data är inmatad och korrekt ”skickar” avtalsägaren avtalet för godkännande. Den som är utsedd att godkänna avtalet får en notifiering att det finns ett avtal som Väntar på godkännande, och godkänner eller avvisar avtalet. När avtalet har godkänts får det status Godkänt tills Startdatum uppnås, då sätter systemet avtalet till Aktivt. Avtalet förblir aktivt till något av följande inträffar:
•Om Slutdatum är definierat, sätter systemet avtalet till Utgått när slutdatum passerats.
•Om Slutdatum är definierat och Automatisk förlängning är aktiverat, så kommer Slutdatum detta datum att ändras (flyttas fram en förlängningsperiod) och avtalets status sätts till Aktivt (Förlängt).
•Om Slutdatum inte är definierat måste man ändra status på avtalet till Avslutat/Utgått manuellt när avtalet har avslutats/sagts upp.
•Datum definierat i Uppsagt till nås. Detta datum används för att man manuellt i förväg skall kunna ange ett datum då avtalet skall avslutas (uppsägningstiden har passerat eller avtalet skall avslutas på grund av annan överenskommelse med motparten). Om datumet är definierat (ej tomt) så sätts avtalet automatiskt till status Avslutat på detta datum oberoende av Slutdatum eller andra egenskaper.
Ett Avslutat eller Utgått avtal kan återaktiveras manuellt genom att välja status Aktivt (Förlängt).
Kopplade CI är en lista över de CI som avtalet täcker. T ex ett underhållsavtal för hårdvara har en lista över de CI som får underhållsservice levererad på grund av avtalet.
Bilagor är alla typer av dokument som innehåller kompletterande information om avtalet. Det kan vara inskannad signering, bilder, ritningar, appendix, eller något annat dokument som behöver kopplas till avtalet för att få all information om detta.
Kopplade avtal är andra avtal som på något sätt har en relation/koppling/association till avtalet och som kan innehålla information som är väsentlig för avtalet.