Kunskapsbanken har funktioner för att alla typer av information som behövs för att lösa problem och sprida kunskap skall vara tillgänglig för applikationens användare.
Artiklar är de grundläggande objektet som bygger upp kunskapsbanken. Dessa innehåller relevant information för att lösa problem och sprida kunskap om det supporterade systemet. Artiklar delas upp i olika Kategorier.
Författare är den användare som skapat artikeln.
Kategori är en text som indikerar vilket ämne en Artikel behandlar. Kategorier byggs i en hierarkisk trädstruktur med huvudkategorier och underkategorier i flera stag.
Artikeltyp är en beskrivning av vilken typ av information som finns i artikeln. Fem artikeltyper är definierade som standard: Frågor & Svar, Kända fel, Lösningar, Referenser och Upphovsrätt & Legalitet.
Status beskriver aktuellt tillstånd för artikeln. Följande standardstatusar är definierade: Utkast, Väntar på godkännande, Publicerad och Arkiverad.
Publicering är en åtgärd som gör att en artikel blir tillgänglig och visas i kunskapsbanken. Omfattning av publicering kan väljas som Publik (visas på både Självserviceportalen och Handläggarportalen) eller Intern (visas bara på Handläggarportalen).
Grupper är en egenskap som bestämmer vem som skall kunna se artikeln. Om man definierar en eller flera grupper här så visas artikeln endast för dessa grupper. Om ingen grupp definieras så visas artikeln för alla. Den som är Författare till artikeln och användare som har administratörsrättigheter kan se artikeln oberoende av valda grupper.
Nyckelord kopplas till artiklar och används för sökning. Nyckelord läggs till av artikelns Författare.
Feedback på en artikel är de sätt som en användare kan delge sin åsikt om kvaliteten och användbarheten på innehållet i en artikel. Feedback kan ges på tre olika sätt:
•Omdöme är ett sätt att betygsätta en artikel. Ett system där man kan ange 1-5 stjärnor används.
•Hade du nytta av denna artikel? är en flagga som användaren kan välja att gilla eller inte gilla.
•Kommentarer. Användaren kan skriva in en kommentar till artikeln.
Bilagor kan vara alla typer av dokument som kopplas till en artikel. Skall normalt innehålla någon typ av kompletterande information till artikelns innehåll.
Arkivering är en åtgärd som gör att en artikel inte längre visas, och inte längre är tillgänglig för sökning i kunskapsbanken.
Versionshantering är en mekanism som gör att en artikel kan finnas i flera versioner, och ändras under sin livstid. Dock kan bara en version vara publicerad vid varje tillfälle.
Relation är en beskrivning av någon typ av koppling mellan artiklar och andra entiteter i NSP. Det finns tre olika typer av relation:
•Artikel – Artikel. Man anger inte på vilket sätt artiklarna är relaterade. Det kan bestämmas av användarnas behov.
•Ärende – Artikel. Normalt en relation som definierar att en artikel i kunskapsbanken beskriver lösningen på ett ärende.
•CI – Artikel. En relation där en artikel i kunskapsbanken innehåller information som kan kopplas till en CI.