E-postmallar används för att skapa standardformat för e-postmeddelanden som skickas från NSP. Användningen av mallar ger ett konsekvent standardutseende för e-postmeddelanden som används i NSP.
Följande figur visar formuläret för att skapa en e-postmall. Formuläret innehåller grundläggande fält som är nödvändiga för att skapa mallen.
Skapa e-postmall
Alla uppgifter som efterfrågas i formuläret anges för att skapa en ny e-postmall. Fälten beskrivs kortfattat i nedanstående text:
•Namn på mallen. Det här fältet innehåller två kontroller: Textfält och språk i en urvalslista. Välj språk i urvalslistan och definiera Namn, Ämne och e-postens brödtext (HTML-mall) på respektive språk genom att skriva in text i respektive textfält. Mallen kommer att sparas på det valda språket. Upprepa proceduren för nästa språk om mallen skall användas på flera språk, osv. Användaren kommer att ta emot epostmeddelandet på sitt standardspråk.
•Visa profilfoto i e-post: Aktivera det här alternativet för att inkludera profilbild på avsändaren i e-postmeddelandet.
•Ämne. Rubrik på epostmeddelandet.
•HTML-mall: Denna textbox används för att definiera e-postens brödtext i HTML-format.
•Taggar: Består av en urvalslista för att välja entitet och en lista med tillgängliga taggar. Man kan ange taggar för dynamiska fält genom att välja entitet och kod i listan. Man kan dra och släppa en kod eller dubbelklicka på koden för att inkludera den i mallen tillsammans med annan text. Dessa fält kommer att ersättas med det faktiska värdet när e-post skickas till användaren. Taggar kan läggas in både i mallens Ämne och i brödtexten (HTML-mall). Taggar är grupperade utifrån typ. Följande typer och respektive taggar finns tillgängliga i NSP:
o Ärendefält: Innehåller egenskaper för den entitet som valts i urvalslistan. Om ingen entitet valts så visar den allmänna entitetsfält.
o Kommentar: Innehåller taggar som hämtar information från ärendets kommentarer, inklusive vem som skrivit kommentaren, interna/publika lösningar och interna/publika workarounds.
o Ändringar: Innehåller en tagg för att inkludera senaste ändringarna (historia) som gjorts för en entitet.
o SLA/OLA-avtal: Innehåller tre taggar: SLA/OLA delmål namn, SLA/OLA delmål Sluttid och SLA/OLA tröskelfärg.
o System: Innehåller taggar för Entitetslänk, Återställ lösenordslänk, Skapa lösenordslänk, Enkätlänk, Triggers, Nu UTC, Dagar sedan UTC, Veckor sedan UTC, Månader sedan UTC och År sedan UTC.
Triggertaggar fungerar inte på samma sätt som övriga, se beskrivning här..
o Kopplad CI: Innehåller taggar för CI-egenskaper, används för att visa data för CI som är länkad till aktuellt ärende. Om mer än en CI är länkad till ärendet visas endast den första. Det går inte att referera övriga länkade CI med taggarna.
o Malltaggar: Innehåller taggar för System-URL, Ämne, Sidfot och URL till autentiseringsserver. Fälten är dynamiska och värden kan definieras under Malltaggar på System-fliken i Globala konfigurationer.
•Förhandsgranska används för att förhandsgranska e-posttext.
•Lägg till E-postavgränsare: E-postavdelare är en rad med text som informerar mottagaren att text som läggs till i e-postsvaret måste skrivas över denna rad. Den används för att förhindra att övrig text i e-postmeddelandet läggs till i kommentaren som skapas. Dessa avgränsare definieras i e-postkonfigurationen.
När värden i alla fält är ifyllda, klicka på Spara för att skapa e-postmallen.