I ärendelistorna i Dashboard och vyer finns en kolumn med kryssrutor längst till vänster på varje rad. Om en eller flera av kryssrutorna är markerade visas två länkar ovanför listan, Editera och Lägg till kommentar. Editera öppnar ett formulär där man kan välja egenskaper, lägga till nytt värde och spara dessa i alla de markerade ärendena. Lägg till kommentar öppnar på motsvarande sätt ett formulär där man kan skriva en kommentar och lägga till denna i kommentarsflödet i alla markerade ärenden.
Länkar för multiuppdatering av ärenden
Första steget är att välja vilka ärenden man vill uppdatera. Använd eventuellt sök- och/eller filterfunktioner för att hitta ärenden. Kryssa i kryssrutorna till vänster för dessa. Ovanför listan finns en kryssruta för att markera/avmarkera alla ärenden som för tillfället visas i listan (Notera: Endast kryssrutor för ärenden som för tillfället visas på aktuell sida påverkas när man markerar/avmarkerar alla, ärenden på övriga sidor påverkas inte).
När valda ärenden är markerade, klicka på länken Editera ovanför listan. Formuläret som visas innehåller en lista med alla egenskaper som kan ändras för valda ärendetyper.
För varje egenskap finns det en urvalslista där man kan välja Ändra eller Inget (för egenskaper som är obligatoriska kan man inte välja Inget). När man väljer Ändra så visas ett nytt fält där man matar in/väljer ett nytt värde för egenskapen. När man väljer Inget kommer befintligt värde att raderas i de valda ärendena. Spara sparar inmatningarna i alla markerade ärenden.
Notera att om man vill uppdatera Status för de markerade ärendena skall man först välja egenskapen Ärendefas. När man väljer fas öppnas en ny urvalslista där man kan välja Status. Man kan bara välja statusar som är kopplade till den valda fasen.
Om en kommentar skall läggas till i kommentarsflödet för de valda ärenden, klicka på Lägg till kommentar. Skriv in kommentarstexten och välj Intern eller Publik, Lösning, Workaround, etc, se Kommentarsinställningar. Klicka Spara kommentar för att lägga till den i alla markerade ärenden.
Notera: Multiuppdateringen gör ingen kontroll att ärende är öppnat/låst av en annan handläggare. Alla valda egenskaper kommer att skrivas över med det nya värdet för alla valda ärenden.
Dessutom finns ingen kontroll att inmatade värden är rimliga eller tillåtna för den valda egenskapen.
Använd funktionen med försiktighet och gör uppdateringarna företrädesvis när aktiviteten i systemet är låg.