E-post är ett av sätten för slutanvändare att skapa ärenden. Normalt omvandlas alla e-postmeddelanden till ärenden. Undantaget är om meddelandet innehåller ett definierat Prefix för ärendeidentifiering och ett ärendeid. Då blir epostmeddelandet inlagt som en kommentar i det befintliga ärendet.
NSP accepterar inte e-postmeddelande utan avsändaradress. Om ett meddelande utan avsändare tas emot blir det blockerat och når aldrig applikationen. Det felaktiga meddelandet blir loggat i loggfil för RestAPI.
Även e-postmeddelande som kommer från samma adress som den som är definierad i e-postkonfigurationen blockeras och meddelandet “Email message blocked by circular message detection” skrivs i loggfilen. Men om en annan adress är definierad som Svara till i e-postmeddelandet så används denna adress som avsändare istället för original från-adress. Denna logik förhindrar dessa meddelanden från att blockeras.
E-postmeddelande som skickas till NSP omvandlas till ett ärende. Meddelandet når NSP oavsett om adressen som är definierad i e-postkonfigurationen finns i Till, Kopia eller Hemlig kopia. Dessutom används följande regler för hanteringen av adresserna i meddelandet:
•Avsändaren (Från-adress) blir inlagd som Slutanvändare i ärendet.
•Användare i Till (Mottagare) läggs in som CC i ärendet (om det inte är en NSP-adress som är definierad i e-postkonfigurationen).
•Användare i Kopia till läggs in som CC i ärendet (om det inte är en NSP-adress som är definierad i e-postkonfigurationen).
•Användare i Hemlig kopia ignoreras och läggs inte in som CC i ärendet.
Man kan konfigurera e-postkonton med hjälp av olika e-posttjänster som stöds av NSP, Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, Gmail, Yahoo och Annan (POP eller IMAP). För varje e-postkonto som sätts upp kan man ange e-postadress, titel, inkommande serverdetaljer och utgående serverdetaljer.
NSP har en email-mekanism som möjliggör kontroll av skickade e-postmeddelanden. Alla meddelanden som skickas via någon e-postleverantör registreras i Nilex-databasen. NSP försöker leverera varje e-post direkt till mottagaren. Om ett fel inträffar, till exempel en misslyckad anslutning, sparar systemet e-postmeddelandet i databasen och försöker skicka e-postmeddelandet igen var tionde minut. Efter 7 dagar från det första försöket att skicka, om e-postmeddelandet inte levereras, kommer e-postmeddelandet att sparas i databasen som misslyckades att skickas och sändningen stoppas.
Följande figur visar sidan E-postkonfiguration som innehåller en lista med konfigurerade e-postkonton:
E-postkonfiguration
För att öppna sidan, gå till Systeminställningar > Kanaler > E-postkonfigurationer.
Sidan innehåller en lista över konfigurerade e-postkonton. Funktioner för sortering, filtrering utskrift och export finns, och fungerar på samma sätt som i andra listor i NSP, avsnitt Generellt användargränssnitt.
Listan innehåller kolumnerna Namn, Kontotyp, Entitet, Tilldelad till, knapp för Standard, knapp för Status, och Hantera-knapparna Skicka testmail, Validerar konfiguration för inkommande e-post, Editera och Radera.
•Namn på konfiguration: Namn på e-postkontot.
•Kontotyp: Detta kan vara någon av de olika typerna/tjänsteleverantörerna.
•Entitet: Visar ärendetyp som e-postkontot är konfigurerat för. Mottaget e-postmeddelande omvandlas till denna ärendetyp.
•Tilldelad till: Den grupp som tilldelas ärende som skapas från inkommande e-post.
•Standard: Standardkolumnen innehåller 
-knappar för att markera ett e-postkonto som
standard. Standard e-postadress kommer att användas för utgående e-post i NSP om
inget specifikt konto finns definierat (i konfigurationsformuläret kan man
specificera vilka grupper i NSP som skall använda kontot för utgående e-post,
har detta inte specificerats för gruppen används standardkontot). Endast ett
e-postkonto kan sättas som standard.
•Status: Här kan man aktivera eller avaktivera användningen av kontot.
•Under Hantera finns fyra knappar:
o Skicka e-post: Den här åtgärden används för att testa om e-postkontot är rätt konfigurerat för utgående e-post. Man skickar ett testmail till den konfigurerade e-postadressen. En popup öppnas, där man anger mottagare, ämne och meddelandetext för testmeddelandet.
o Validerar konfiguration för inkommande e-post: Den här åtgärden används för att testa om e-postkontot är rätt konfigurerat för inkommande e-post. Resultatet av valideringen visas i en popup:
o Editera: Den här åtgärden används för att editera inställningarna för ett konfigurerat e-postkonto. Öppnas aktuellt formulär baserat på kontotyp.
o Radera: Raderar e-postkontot.