Steg 1 – Notifikationsregel

Notifikation för CI, Avtal eller KB-artikel, Flik 1 – Notifikationsregel

 

•   Namn – Välj ett namn som gör det lätt att identifiera notifikationen i listorna.

•   Typ – Detta fält visar vad som valdes när man skapade notifikationen. Det kan därefter inte ändras.

•   Entitetstyp – Välj Entitetstyp från urvalslistan. Vad som finns tillgängligt beror på vilken flik man startat från, CI, Avtal eller KB-Artikel, samt om det är en Schemalagd eller Händelsestyrd notifikation.

Händelsestyrd Notifikation: Både Entitetens huvudtyp och alla dess undertyper är tillgängliga.

Schemalagd Notifikation: Man kan endast välja typer som har någon egenskap som innehåller datum/tid som kan användas för att trigga notifikationen.

•   Beskrivning – Skriv en text som underlättar att hitta rätt notifikation i listorna.

 

Steg 2 – Händelsestyrda Notifikationsvillkor

I detta steg bestämmer du det villkor som när det uppfylls gör att notifikationen skickas. Man har här två val:

•   Någon egenskap ändras – en notifikation skickas varje gång vad som helst ändras på entiteten.

•   Specifik egenskap ändrad – en notifikation skickas när det sker en förändring på en utvald entitetsegenskap. Vilken egenskap bestäms genom val i Välj egenskap*.

 

Notifikationsvillkor

Under valet av egenskap kan man definiera ytterligare Notifikationsvillkor som skall vara uppfyllda för att notifikationen skall skickas. Här kan man begränsa valet, så att notifikationen bara skickas för en specifik produkt, status, grupp, etc.

Villkoret bygger man upp som en logisk hierarkisk struktur av Villkor och Undervillkor. Villkoren länkas ihop med operatorer Alla (OCH-operator) och Något (ELLER-operator). Om man väljer Alla så krävs att alla länkade villkor är uppfyllda, för Något räcker det att något av (minst ett) villkoren är uppfyllt för att resultatet skall bli sant. För att notifikationen skall skickas krävs att resultatet av det totala logiska uttrycket skall bli sant.

Initialt visas en tom villkorsrad, knapparna Lägg till villkor och Lägg till undervillkor, knapp Radera, samt väljare för logisk operator Alla/Något.

En villkorsrad består tre delar, val av egenskap, operator och ett värde.

•   Urvalsmeny för egenskap innehåller alla tillgängliga egenskaper för den valda entiteten.

•   Operator är en urvalsmeny där valbara alternativ varierar beroende på vald egenskap. Kan vara t ex lika med, ej lika med, börjar med, börjar inte med, innehåller, innehåller inte, slutar med, slutar inte med, är tom, är inte tom, är null, är inte null om egenskapen är ett textfält.

•   Värde varierar också beroende på vald egenskap. Kan var t ex ett textfält, ett numeriskt fält, urvalslista för användare eller status, etc.

Exempel:

I exemplet nedan för en Schemalagd notifikation för Avtal skall det skickas en påminnelse en vecka (7 dagar) innan avtalets slutdatum. Tre extra villkor har lagts till som alla måste vara uppfyllda. Det sista av de tre villkoren består av två undervillkor.

Notifikationen skickas 7 dagar före Slutdatum om avtalets Leverantör är Company och användaren John Jones är Avtalsägare samt om avtalets Status är antingen Aktivt eller Aktivt (Förlängt).

Exempel på Notifikationsvillkor

 

Steg 2 – Schemalagda Notifikationsvillkor

Notifikation för CI, Avtal eller KB-artikel, Flik 2 – Notifikationsvillkor

 

Välj referensdatum*, en datum-egenskap till vilken man skapar ett förhållande när notifikationen skall skickas i tiden, ett antal [minuter/timmar/dagar/veckor/månader/år] [före/efter]. Notera! Man sätter vald tid i förhållande till datumets klockslag 00:00 där systemets maintenance-host ligger (fråga nätverksansvarig om du behöver veta).

Vilka som finns att välja beror på valet av entitetstyp i steg 1. Man kan välja alla entitetstyper som innehåller minst en egenskap som beskriver datum/tid.

I NSP grundkonfiguration finns dessa tillgängliga:

CI > Mjukvara: Senaste skanning, Installationsdatum, Licensens förfallodatum.

CI > Inventariet: Senaste skanning, Inköpsdatum, Helt avskriven.

Avtal: Uppsägningsdatum, Slutdatum, Startdatum.

KB-Artikel: -

Under inställningen kan man definiera ytterligare villkor för att notifikationen skall skickas. Dessa Notifikationsvillkor fungerar på samma sätt som för Händelsestyrda Notifikationsvillkor, se ovan.

 

Steg 3 – Mottagare

Här definierar man vilka som skall få notifikationen.

Notifikation för CI, Avtal eller KB-artikel, Flik 3 – Mottagare

 

För att lägga till en mottagare klickar man på Lägg till mottagare precis över listan. När du väljer Mottagartyp anpassar sig valmöjligheterna i fältet Användare:

•   Användare – en enskild utvald person

•   Grupp – enligt de alternativ som finns under Administrera> Personer> Grupp.

•   Roll -  enligt de alternativ som finns under Administrera> Personer> Roll.

•   Berörda personer – användare som har en speciell koppling till Entiteten som triggar notifikationen.
För CI är det Används av och Hanteras av. För Avtal är det Slutanvändare och Godkänns av. För KB-Artikel är det Skapad av.

Sist sätts Notifikationsmetod till E-post.

För att editera en mottagare eller notifikationsmetod välj Editera-länken längst till höger på listan på det objektet du vill ändra. Där kan du även välja att Radera mottagare.

 

Steg 4 – Notifikationsmall

Definiera vilken mall som skall användas när notifikationen skickas. Den bestämmer textinnehållet på din notifikation. Du kan skapa en mall ifrån grunden (Ny mall) eller använda en redan existerande (Välj mall). Du kan även utgå ifrån en existerande, klona den och göra de justeringar som krävs.

Notifikationsmall

 

Om man klickar Välj mall visas följande formulär:

 Välj notifikationsmall

 

Här listas alla existerande mallar. För att förhandsgranska innehållet, klicka på den lilla pilen längst till vänster på raden (1). Man kan också ändra på vilket språk man vill se. För att tillämpa en viss mall klicka Välj längst till höger på samma rad som mallen (2). Man kan också Kopiera mallen och om den inte redan används i en notifikation, Radera den.

Oberoende av vad du väljer så visas följande formulär:

Editera notifikationsmall

 

4.  Namn – Säkerställ att mallen ges ett namn som beskriver dess innehåll så att den är lätt att hitta i listan där man väljer mallar.

5.  Beskrivning – Används för att snabbt ge ett hum om vad mallen handlar om.

6.  Titel – Texten här blir Rubriken på notifikationen.

7.  Brödtext – I denna ruta skriver man informationstexten i HTML-format. Använd taggar för att lägga till dynamisk information rörande entiteten som är ursprunget till notifikationen.

8.  Taggar – Denna lista innehåller alla egenskaper som hör till vald den entitet som är kopplad till notifikationen. Dubbelklicka på önskad tagg för att lägga till den i mallen med övrig text. Dessa taggar kommer att ersättas med aktuella entitets värden vid tidpunkten då notifikationen skickas.

9.  Lägg till språk – Välj språk från listan för att skapa en översättning eller en specifik mall för detta språk. Skriv in text för Titel och Brödtext. Upprepa för varje önskat språk. Användaren kommer att få sin notifikation i det språk hen har inställt som standardspråk på sitt konto.